如何轉動信息化“實施輪”

一、產生信息化“實施輪”的動因
　　目前大多數施工企業(yè)實施信息化還處在被迫和盲從階段，其信息化建設仍孤立于管理變革之外，沒有與流程管理、業(yè)務合理化、規(guī)范化、標準化結合，還達不到管理提升的預期效果。究其原因，主要有以下幾點：
　　1、企業(yè)高層領導。企業(yè)高層領導普遍認為要錢出錢、要人給人，信息化工作應該能做好。不能從戰(zhàn)略高度來認識企業(yè)信息化，沒有意識到只有高層領導成為信息化的真正主角，信息系統才會形成企業(yè)核心競爭力。轉自項目管理者聯盟
　　2、企業(yè)各業(yè)務部門。企業(yè)真正的信息化應該是規(guī)范業(yè)務的信息化，而不是信息化的規(guī)范業(yè)務。企業(yè)各業(yè)務部門普遍認為信息化是信息部門的事情，跟業(yè)務部門關系不大或沒有關系。不主動去梳理自身業(yè)務，不努力實現業(yè)務標準化，因此不能實現規(guī)范化基礎上的信息化。
　　3、企業(yè)信息部門。在推進信息化過程中，企業(yè)信息部門經常抱怨高層領導工作繁忙，沒有時間參與項目；業(yè)務部門很忙，沒有時間參與項目;需求經常變化，且不規(guī)范、不完整、不一致；軟件服務商項目管理水平太低，做事情不規(guī)范，不按計劃完成任務;員工能力水平與項目要求差距太大等等。出現這些抱怨，企業(yè)信息部門自身有如下原因：
　　一是信息部門缺少科學有效的手段，信息化項目管理能力和自身解決問題的能力需要進一步提高;項目管理者聯盟文章
　　二是信息部門在大多數施工企業(yè)組織架構中偏低，甚至掛在某一部門下面，信息部門在組織架構中的定位難以支撐其對全公司各業(yè)務梳理協調的任務;
　　三是對現代企業(yè)管理知識的學習不夠，不能對企業(yè)信息化建設推進過程中遇到的管理問題進行科學有效的診斷，并提出科學有效的方案供領導決策。

二、科學有效構建企業(yè)信息化“實施輪”
　　1、信息化“實施輪”模式。針對施工企業(yè)在信息化實施過程中普遍存在的問題，在信息化的實施過程中，在項目管理理論和控制論的指導下，通過總結眾多信息化項目的經驗教訓，科學構建了企業(yè)信息化“實施輪”，獲取各類資源支持，確保信息化“實施輪”四部分有效協同。
　　2、為什么要控制。信息化“實施輪”由四方面不同干系人組成，由于項目不同的干系人對項目有不同的期望和需求，他們關注的目標和重點常常相去甚遠。項目四方干系人經常有意無意地對項目的實施進行干涉，企圖使整個項目朝著對自己最有利的方向進行。
    3、確定信息化“實施輪”的軌跡。企業(yè)信息化的發(fā)展有不確定性和可能性空間，為了實現信息化建設的目標，就要在可能性空間中選擇某一些狀態(tài)為目標。選擇了控制目標，就要理清事物發(fā)展軌跡、確定控制條件，使事物向既定的目標轉化。
    4、有效建立信息化“實施輪”控制條件。要確保企業(yè)信息化朝著預定的軌跡發(fā)展，其組成信息化“實施輪”的四方首先要“知理”，知道自己在信息化中應該做什么，然后履行好各自在信息化中的責任。信息化“實施輪”四方責任如下：
    1）高層領導的責任。第一，要做企業(yè)信息化的主角(只有高層領導成為信息化真正主角，信息系統才會形成企業(yè)核心競爭力!)；第二，親自推動業(yè)務合理化(規(guī)范化)、標準化、系統化、信息化;第三，管理思想信息化；第四，主動參加重大信息化項目的重要會議；第五，主動聽取并參與重大決策匯報，及時掌握項目重大進展。
    2）業(yè)務部門的責任。第一，主動規(guī)范業(yè)務流程、數據流程；第二，主動完善、匯總業(yè)務需求；第三，主動學習使用系統功能；第四，及時反饋意見。
    3）信息部門的責任。第一，遇項目重要進展、重大決策，一定要向高層領導及時主動匯報;第二，始終保持為業(yè)務部門服務的心態(tài)，溝通過程中保持足夠的耐心，多設身處地為業(yè)務部門著想;第三，在項目實施過程中，努力提高溝通效果;第四，一定要主動學習，向業(yè)務部門學業(yè)務，向乙方單位學技術。對企業(yè)管理咨詢知識的學習，重點學習如何對企業(yè)管理進行科學有效的診斷，并給出管理建議方案，供領導決策參考。
    4）乙方單位的責任。第一，需求變化是正常的，不變是不正常的。重點在如何引導需求、如何管理需求變化、如何在軟件設計時考慮可能的需求變化，加強需求培訓；第二，任何時候不做測試、不寫文檔，就是對公司、對客戶的不負責任；第三，在項目實施過程中，努力提高溝通效果；第四，客戶如果都是高手，就不會請乙方單位。尊重現實，加強培訓；第五，在項目實施過程中，按計劃做計劃的事，按規(guī)范做規(guī)范的事。

三、信息化“實施輪”有效協同策略
    企業(yè)信息化“實施輪”在滾動過程中，業(yè)務部門不會主動采用新系統可以有N個理由。其表象就是：找新系統的各種問題作為理由，而拒絕使用。其實質原因包括：業(yè)務部門已經習慣了舊系統的操作，不愿意花時間學習新系統；新的系統實施，往往伴隨業(yè)務流程、操作的標準化和規(guī)范化、業(yè)務操作人員不適應，也不愿意花大量時間學習；新的系統，對數據質量、錄入時間、約束規(guī)則更加嚴格，不允許犯錯誤，操作人員容易反感；由于新系統的實施，會引起組織結構、崗位職責的調整，引起業(yè)務人員工作量、權限、權力的變化。乙方單位也會經常抱怨，包括需求經常變化、需求不具體、需求不一致；時間緊任務重，根本就沒有時間進行測試，更不用說寫文檔;業(yè)務部門很忙，沒有時間參與項目;甲方員工計算機水平與項目要求差距太大，無法溝通。企業(yè)信息化部門在面對業(yè)務部門和乙方單位在信息化“實施輪”推進過程出現的以上常見問題，需要注意策略，廣東長大在確保信息化“實施輪”有效協同上，采取了“借力”的策略：
    1、借規(guī)律之力。遵循規(guī)律開展企業(yè)信息化建設，事半功倍。遵循軟件工程開發(fā)方法，雙方項目組按照規(guī)范做事，做規(guī)范的事;遵循“工程”項目管理的方法，按照計劃做事，做計劃的事。
    2、借雙方高層之力。雙方高層是推動信息化最直接最有效的動力。為了維護雙方計劃嚴肅性，雙方高層領導建立每月工作匯報機制，突出工作重點，達到信息對稱的目的，由雙方高層直接協調項目計劃執(zhí)行所遇到的障礙。
    3、借外部專家之力。中國的習慣思維，相信“外來和尚好念經，跳出“三界”外，不在“五行”中，能找到問題的本質。
    4、借考試工具。在中國企業(yè)推行信息化，要用中國人最怕的手段和方法，那就是“考試”，中國人只有對“考試”最認真。
    5、借特級資質信息化考評標準。滿足特級資質信息化考評標準是獲得特級資質的重要條件之一，是關系企業(yè)未來生存的問題。如何去解讀這個標準就是“仁者見仁，智者見智”，是體現企業(yè)信息化人員智慧的事情。（資料來源：項目管理者聯盟）