如何開好項(xiàng)目會議？項(xiàng)目管理軟件

總有一些會需要項(xiàng)目經(jīng)理開，會議開好了，事半功倍，會議開不好，則身心疲憊，時間浪費(fèi)，內(nèi)耗嚴(yán)重，效率極低，那么如何開好項(xiàng)目會議?

1、明確主題及標(biāo)準(zhǔn)很重要。

開會應(yīng)該要嚴(yán)謹(jǐn)，明確會議主題，比如小A的公司，常常把只需要幾個人的前期項(xiàng)目策劃會硬生生的開成幾十人的項(xiàng)目統(tǒng)籌會，領(lǐng)導(dǎo)焦慮密集，總擔(dān)心沒有充分溝通，保險起見大家都參加吧。但這樣造成的結(jié)果就是，涉及的部門一多 ，反而會重點(diǎn)不集中，偏題跑題，效率更低了。所以，在做出“大家來開個會”的決定前要有基于紅線般的標(biāo)準(zhǔn)，開會前需要明確會議議題和標(biāo)準(zhǔn)，對參會者可提出問題確保大家是真的明白這是在開什么會：

1)是否知道本次會議目的?

2)是否拿到了會議議程?

3)參加會議的任務(wù)是什么?做準(zhǔn)備了嗎?

而對于組織者提出的問題則有：

1)會議需要做出怎樣決定?解決什么問題?

2)影響這個會議的決定因素是?

3)會議具體流程是什么?是否提前準(zhǔn)備?

在項(xiàng)目中，有三種會議類型可供參考：項(xiàng)目管理軟件

1)意義重大，牽涉廣泛。例如，針對項(xiàng)目中的風(fēng)險性，需做出牽一發(fā)而動全局的決定，召集項(xiàng)目相關(guān)方開會溝通。

2)問題繁瑣，需及時同步。常規(guī)例會都是這種類型，目的是讓項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的每個人都知道彼此干了什么、接下來打算做什么，快速與團(tuán)隊(duì)在信息上拉平水位。

3)眾口難調(diào)，又必須達(dá)成一致。比如，針對，不同的部門之間會有一定的PK，但最后的產(chǎn)出只有一種，這就需要開會討論，減少無效的交叉溝通�？傊�，無論什么類型的項(xiàng)目會議，標(biāo)準(zhǔn)一定是聚焦在行動上，它不是一個簡單的聊天俱樂部，而是一個能夠改變現(xiàn)狀，具有生產(chǎn)力的機(jī)制。

所以針對每一個不同的會議，統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)是：項(xiàng)目管理軟件

1)、明確本次項(xiàng)目會議主題及目標(biāo)結(jié)果。

2)、將有共同利益的人們集中起來實(shí)現(xiàn)這個目標(biāo)。

3）、凡會議必須產(chǎn)生改變(結(jié)果導(dǎo)向)。

2、會議中對話守則很重要。

開會時可以參考《哈維爾對話守則》，這8條對話守則被無數(shù)講述溝通和公共討論的著作引用，項(xiàng)目經(jīng)理開會時也非常有參考價值：

1)對話不是為了彼此斗爭。會議中的對話是為了理清思路、分享信息、解決問題，而不是為了取得辯論式的勝利。

2)不做人身攻擊。這一點(diǎn)包括語言暴力、動機(jī)揣測、道德質(zhì)疑等所有針對個人的不禮貌行為。不做人身攻擊是說理的根基，要“對事不對人”，切勿“對人不對事”。

3)保持會議主題。會議要注意不要被人帶跑偏，比如：比如我跟你討論工作內(nèi)容，你跟我抱怨任務(wù)繁重;我跟你討論如何分解任務(wù)，你跟我討論甲方不是人;我跟你討論甲方不是人，你跟我討論…。

4)提供論據(jù)。討論問題時，要有足夠支撐你提出的觀點(diǎn)的證據(jù)。爭取讓自己的發(fā)言是針對同一個論點(diǎn)，以事實(shí)為依據(jù)、以邏輯為鏈條。

5)承認(rèn)錯誤。面子沒有那么重要，人需要“空杯心態(tài)”才能持續(xù)成長。明知自己有錯仍然死撐，只能說明不夠大度。出現(xiàn)問題后，第一要務(wù)是解決問題，若是誤會，相關(guān)解釋可以后續(xù)再做說明;若是錯誤，大方承認(rèn)錯誤未嘗不是一種智慧。

6)分清楚對話與只準(zhǔn)自己講話的區(qū)別。會議上的參與者都是平等的，大家都有充分表達(dá)自己觀點(diǎn)的權(quán)利。不可固執(zhí)己見，一味表達(dá)，采用肢體化、情緒化的表現(xiàn)形式進(jìn)行觀點(diǎn)表達(dá)，導(dǎo)致對話的不平等，遏制他人發(fā)言的機(jī)會。

7)對話要有記錄。說過的話要認(rèn)賬，不以“記不清了”“我有說過嗎”等說辭推卸自己的責(zé)任，否認(rèn)自己說過的話。

8)盡量理解對方。觀點(diǎn)表達(dá)方需要盡可能用對方能夠聽得懂、并且容易理解的說法去陳述;如果對方不能理解，需要嘗試換一種方式、再次表達(dá)，舉出具體事例輔助解釋說明，而不能輕易的情緒化處理。

3、信息總結(jié)+跟進(jìn)很重要。無論什么會，會議持續(xù)時間越長，注意力水平下降越快，可以肯定的事，如果會議長達(dá)1小時，已經(jīng)失去了一半?yún)�會者的注意力�?

所以，會議一定要尊重大家的時間安排，形成“按照議程+準(zhǔn)時結(jié)束”的良性循環(huán)。最重要的就是在會議的最后，重申一下會議的結(jié)論、每個成員的分工，可以多說一句“本次會議的結(jié)論是……xx需要負(fù)責(zé)……大家還有什么疑議嗎?”讓所有人明確自己的職責(zé)，減少執(zhí)行時出現(xiàn)矛盾的可能，確保會議的討論內(nèi)容最后落在可執(zhí)行的行動上才是最重要的，也助于項(xiàng)目經(jīng)理會后進(jìn)行本次會議跟進(jìn)。

以上，你get了嗎～ 最后希望每位項(xiàng)目經(jīng)理都能早點(diǎn)散會，早點(diǎn)回家～